Colaboración, seguridad y eficiencia: Caso de éxito de la Fiscalía General de la Nación
La Fiscalía General de la Nación de Colombia garantiza el derecho al acceso a la justicia de los habitantes del territorio nacional, por medio de la investigación de las conductas punibles, el ejercicio de la acción penal y de la acción de extinción del derecho de dominio, en el marco del debido proceso. Así mismo, protege los derechos a la verdad y a la reparación de las víctimas de los delitos y participa activamente en el diseño y la ejecución de la política criminal del Estado.
En un mundo donde la tecnología define la velocidad y eficiencia de las organizaciones, la Fiscalía General de la Nación enfrentaba un desafío crucial: modernizar sus sistemas y procesos para responder a las demandas de justicia en una era digital.
El reto de modernizar la justicia
La Fiscalía, con su extensa red de colaboradores distribuidos en toda Colombia, tenía un objetivo monumental: transformar la manera en que trabajan miles de personas en diferentes regiones y garantizar la continuidad operativa durante el cambio. Sin embargo, no se trataba solo de actualizar su tecnología, sino de superar retos como:
- Diversidad geográfica y cultural: Capacitar a empleados con diferentes niveles de experiencia tecnológica ubicados en distintas regiones del país.
- Resistencia al cambio: Ayudar a los equipos a abrazar herramientas como Docs y Sheets frente a la incertidumbre.
- Seguridad y escalabilidad: Garantizar la protección de información crítica bajo estándares de seguridad de clase mundial.
- Gestión operativa: Asegurar soporte constante en un ecosistema tan dinámico como el judicial.
- Una migración masiva: 23,997 cuentas de usuario debían ser trasladadas a Google Workspace, asegurando continuidad operativa y seguridad en el proceso.
Desde la Fiscalía General de la Nación identificaron que con Google Workspace y los servicios de Xertica.ai, podrían transformar la manera en que gestionaban su comunicación, colaboración y seguridad. Con herramientas como Gmail, Meet y Chat, el equipo lograría una comunicación fluida, unificada y en tiempo real, eliminando las barreras geográficas entre sus oficinas.
Además, la colaboración en documentos a través de Docs, Sheets y Slides les ofrecía la oportunidad de trabajar simultáneamente, optimizando la productividad y reduciendo tiempos en la toma de decisiones críticas. Por ello, en Xertica.ai diseñamos un plan integral con Google Workspace como eje central, que incluyó:
- Migración sin interrupciones: La transición se realizó en fases, comenzando con un grupo piloto que validó la estabilidad del sistema, seguido por Early Adopters que actuaron como embajadores del cambio, antes de desplegar Workspace en toda la organización.
- Capacitación para todos: Se ofrecieron 440 sesiones personalizadas de formación, tanto virtuales como presenciales, adaptadas a los distintos perfiles. Además, se aprovechó la plataforma “Yo Aprendo Apps”, como una herramienta clave para el autoaprendizaje continuo.
- Gestión del cambio efectiva: Desde videos inspiradores protagonizados por líderes de la organización hasta eventos interactivos de lanzamiento, cada detalle fue diseñado para reducir la resistencia al cambio y fomentar la adopción de nuevas herramientas.
- Soporte técnico proactivo: Equipos especializados brindaron asistencia en sitio y remota, resolviendo problemas en tiempo real y asegurando una experiencia positiva para los usuarios.
Tras la implementación, la Fiscalía dio un salto hacia el futuro digital, logrando:
- Procesos más eficientes: La colaboración en tiempo real y la automatización de tareas optimizaron la gestión judicial.
- Comunicación unificada: Herramientas como Gmail y Meet transformaron la manera en que los equipos se coordinan, mejorando la atención al ciudadano.
- Seguridad: Con Google Workspace, la información crítica de la Fiscalía ahora está más protegida que nunca.
- Adopción exitosa: El incremento en el uso de herramientas como Docs y Sheets es testimonio de una transición bien gestionada.
La transformación digital de la Fiscalía General de la Nación es un ejemplo inspirador de cómo la tecnología puede optimizar procesos que parecen complejos en las instituciones públicas, a través de herramientas innovadoras como Google Workspace, que promueven un cambio sostenible y eficiente.
