Colaboração, Segurança e Eficiência: Um Caso de Sucesso da Fiscalía General de la Nación
A Fiscalía General de la Nación da Colômbia garante o direito de acesso à justiça aos habitantes do território nacional, por meio da investigação de condutas criminosas, do exercício da ação penal e da extinção do direito de domínio, dentro do marco do devido processo. Além disso, protege os direitos à verdade e à reparação das vítimas de crimes e participa ativamente na formulação e execução da política criminal do Estado.
Em um mundo onde a tecnologia define a velocidade e eficiência das organizações, a Procuradoria enfrentava um desafio crucial: modernizar seus sistemas e processos para atender às demandas de justiça na era digital.
O Desafio de Modernizar a Justiça
Com uma vasta rede de colaboradores distribuída por toda a Colômbia, a Fiscalía tinha um objetivo monumental: transformar a maneira como milhares de pessoas trabalham em diferentes regiões, garantindo a continuidade operacional durante a transição. No entanto, não era apenas uma questão de atualizar tecnologia, mas também de superar desafios como:
- Diversidade geográfica e cultural: Treinar funcionários com diferentes níveis de experiência tecnológica em várias regiões do país.
- Resistência à mudança: Ajudar as equipes a adotar ferramentas como Docs e Sheets diante da incerteza.
- Segurança e escalabilidade: Garantir a proteção de informações críticas sob padrões de segurança de classe mundial.
- Gestão operacional: Assegurar suporte contínuo em um ecossistema tão dinâmico quanto o judicial.
- Migração em massa: Transferir 23.997 contas de usuários para o Google Workspace, garantindo continuidade operacional e segurança no processo.
A Fiscalía General de la Nación identificou que, com o Google Workspace e os serviços da Xertica.ai, poderia transformar a maneira como gerenciava comunicação, colaboração e segurança. Ferramentas como Gmail, Meet e Chat possibilitaram uma comunicação fluida, unificada e em tempo real, eliminando barreiras geográficas entre escritórios.
Além disso, a colaboração em documentos por meio do Docs, Sheets e Slides ofereceu a oportunidade de trabalhar simultaneamente, otimizando a produtividade e reduzindo os tempos de decisão em questões críticas. Assim, a Xertica.ai elaborou um plano integral centrado no Google Workspace, que incluiu:
- Migração sem interrupções: A transição foi realizada em fases, começando com um grupo piloto que validou a estabilidade do sistema, seguido por Early Adopters que atuaram como embaixadores da mudança, antes de implementar o Workspace em toda a organização.
- Treinamento para todos: Foram oferecidas 440 sessões de treinamento personalizadas, virtuais e presenciais, adaptadas aos diferentes perfis. Além disso, foi utilizada a plataforma “Yo Aprendo Apps” como uma ferramenta chave para o autoaprendizado contínuo.
- Gestão eficaz da mudança: Desde vídeos inspiradores protagonizados por líderes da organização até eventos interativos de lançamento, cada detalhe foi pensado para reduzir a resistência à mudança e fomentar a adoção de novas ferramentas.
- Suporte técnico proativo: Equipes especializadas ofereceram assistência presencial e remota, resolvendo problemas em tempo real e garantindo uma experiência positiva para os usuários.
Após a implementação, a Fiscalía deu um salto rumo ao futuro digital, alcançando:
- Processos mais eficientes: A colaboração em tempo real e a automação de tarefas otimizaram a gestão judicial.
- Comunicação unificada: Ferramentas como Gmail e Meet transformaram a maneira como as equipes se coordenam, melhorando o atendimento ao cidadão.
- Segurança: Com o Google Workspace, as informações críticas da Procuradoria estão mais protegidas do que nunca.
- Adoção bem-sucedida: O aumento no uso de ferramentas como Docs e Sheets é testemunho de uma transição bem gerida.
A transformação digital da Fiscalía General de la Nación é um exemplo inspirador de como a tecnologia pode otimizar processos complexos em instituições públicas por meio de ferramentas inovadoras como o Google Workspace, promovendo uma mudança sustentável e eficiente.
