MinTIC mejora sus procesos internos y brinda acceso ágil gracias a Google Workspace

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC) es la entidad que se encarga de diseñar, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector.

Cuenta con más de 3.000 servidores públicos, entre funcionarios y contratistas directos, que trabajan para facilitar el acceso de los habitantes colombianos a las TIC y sus beneficios.

A través de su política pública de gobierno y servicios digitales, la entidad busca fortalecer la relación entre los ciudadanos y el Estado, y mejorar la prestación de servicios.

Para ello, en el año 2010 crearon el programa Agenda de Conectividad, para impulsar la transformación digital de alcaldías y gobernaciones, que inicialmente incluía la creación de dominios y dos direcciones de correo gratuito.

Pese al aumento de las iniciativas de transformación digital, las entidades territoriales aún no contaban con herramientas de comunicación y colaboración eficientes, lo que dificultaba la interacción entre los usuarios y la eficiencia en el desarrollo de sus funciones diarias.

Asimismo, el trabajo se realizaba de manera aislada sin lineamientos y, además, estas entidades no disponían de los recursos y el presupuesto para implementar una política digital que ayudara a reducir la brecha digital.

En este escenario, MinTIC identificó la necesidad de implementar el uso de plataformas tecnológicas que permitieran aumentar la interacción entre los usuarios, mejorar la eficiencia en el desarrollo de las funciones diarias y disponibilizar canales de comunicación digitales entre el Estado y los ciudadanos.

En su búsqueda por mejorar la accesibilidad, la seguridad, la facilidad de uso y los costos, el Ministerio encontró en Google Workspace la solución ideal para atender sus necesidades.

Herramientas y conectividad para mejorar los servicios

Con una adopción progresiva de licencias de Google Workspace desde 2015 y el apoyo del partner Xertica.ai, MinTIC ha ido ampliando sus iniciativas de digitalización en alcaldías y gobernaciones. Así, la implementación de soluciones como Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Drive y Meet ha permitido a estas entidades contar con herramientas de colaboración, comunicación y gestión más productivas y seguras.

Además, con el uso de Formularios, fueron capaces de capturar información de los ciudadanos y de los usuarios internos para tomar mejores decisiones basadas en datos precisos.

A partir de esta estrategia digital, la cual ganó el nombre de Mi Colombia Digital, también pudieron crear sedes electrónicas fáciles de administrar y navegar, con sistemas de autenticación digital y PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias) integrados.

Resultados

La implementación de Google Workspace bajo la estrategia digital de MinTIC ha beneficiado a más de 8.800 instituciones, con más de 36.000 licencias de correo electrónico. Hoy, más de 22.000 servidores públicos y ciudadanos pueden fortalecer sus capacidades tecnológicas.

“El Ministerio TIC ofrece herramientas digitales gratuitas para fortalecer las capacidades digitales de los servidores públicos de las entidades públicas de todo el país. Estas herramientas fomentan el trabajo colaborativo a través de Google Workspace, que permite a las instituciones trabajar de forma más eficiente, remota y ágil, desde cualquier lugar.”, indicó Alejandro Caballero Matiz, Coordinador de Servicios Ciudadanos Digitales, MinTIC.

Adicionalmente, la adopción de Google Workspace, con aplicaciones que se ejecutan en la nube, generó un ahorro de inversión de recursos cercano a 14.000 millones de pesos en 2023 para las entidades públicas de Colombia, proceso que se realizó en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Esto se debió a que ya no debían asumir los costos asociados al desarrollo, el mantenimiento y el soporte técnico de sus sitios web, ni al uso de cuentas de correo electrónico y herramientas de trabajo colaborativo, cuyas licencias el Ministerio adquirió con descuento y distribuyó de forma gratuita a las entidades.

El correo electrónico fue un factor clave en este proceso. MinTIC llegó a un 100% de adopción entre sus servidores públicos, con un crecimiento de más de 1000% en el número de nuevos usuarios. Asimismo, el porcentaje de adopción de las soluciones de comunicación creció por encima del 65%, y el de las herramientas de colaboración y ofimática, en más del 52%. Todo esto ha permitido a los funcionarios optimizar y digitalizar pasos claves en los procesos de las entidades territoriales.

El proceso de adopción estuvo acompañado, además, por jornadas orientadas a las mujeres para mejorar su relación con la tecnología. Allí, fueron capaces de certificar a más de 650 mujeres, entre servidoras públicas, docentes y más, para fortalecer sus capacidades digitales y ayudarlas a mejorar sus condiciones de trabajo y de vida.

En este contexto, MinTIC considera fundamental brindar apoyo a las instituciones educativas de todo el país para tener su propia sede electrónica y cumplir con los requisitos de acceso a los beneficios de Google Workspace de manera que la formación digital se extienda a la mayor cantidad de personas desde etapas tempranas de su educación.

Así es como la incorporación de soluciones de Google Workspace for Education ha beneficiado a 5.500 instituciones educativas colombianas con la entrega de sedes electrónicas, herramientas de colaboración y aulas virtuales gratuitas, que mejoran los procesos de enseñanza y ayudan a los estudiantes a continuar sus estudios o emprendimientos y a obtener mejores empleos.