MinTIC melhora seus processos internos e oferece acesso ágil graças ao Google Workspace

O Ministério de Tecnologias da Informação e Comunicações da Colômbia (MinTIC) é a entidade responsável por projetar, adotar e promover políticas, planos, programas e projetos do setor.

Conta com mais de 3.000 servidores públicos, entre funcionários e contratados diretos, que trabalham para facilitar o acesso dos colombianos às TIC e aos seus benefícios.

Por meio de sua política pública de governo e serviços digitais, a entidade busca fortalecer a relação entre os cidadãos e o Estado e melhorar a prestação de serviços.

Para isso, em 2010, foi criado o programa Agenda de Conectividade para impulsionar a transformação digital de prefeituras e governos estaduais, inicialmente incluindo a criação de domínios e dois endereços de e-mail gratuitos.

Apesar do aumento das iniciativas de transformação digital, as entidades territoriais ainda careciam de ferramentas de comunicação e colaboração eficientes, dificultando a interação com os usuários e a eficiência no desempenho de suas funções diárias.

Além disso, o trabalho era realizado de forma isolada, sem diretrizes, e essas entidades não possuíam os recursos e orçamentos necessários para implementar uma política digital que ajudasse a reduzir a exclusão digital.

Nesse cenário, o MinTIC identificou a necessidade de implementar plataformas tecnológicas que aumentassem a interação entre os usuários, melhorassem a eficiência das funções diárias e disponibilizassem canais de comunicação digital entre o Estado e os cidadãos.

Na busca por melhorar a acessibilidade, segurança, facilidade de uso e custos, o Ministério encontrou no Google Workspace a solução ideal para atender às suas necessidades.

Ferramentas e Conectividade para Melhorar os Serviços‍

Com uma adoção progressiva de licenças do Google Workspace desde 2015 e o apoio do parceiro Xertica.ai, o MinTIC ampliou suas iniciativas de digitalização em prefeituras e governos estaduais. Assim, a implementação de soluções como Gmail, Documentos, Planilhas, Apresentações, Drive e Meet permitiu que essas entidades tivessem ferramentas de colaboração, comunicação e gestão mais produtivas e seguras.

Além disso, com o uso do Forms, foi possível capturar informações de cidadãos e usuários internos para tomar decisões melhores baseadas em dados precisos.

Com essa estratégia digital, batizada de "Minha Colômbia Digital," também foi possível criar sedes eletrônicas fáceis de administrar e navegar, com sistemas de autenticação digital e PQRS (Petições, Reclamações, Reclamações e Sugestões) integrados.

Resultados‍

A implementação do Google Workspace sob a estratégia digital do MinTIC beneficiou mais de 8.800 instituições, com mais de 36.000 licenças de e-mail. Hoje, mais de 22.000 servidores públicos e cidadãos podem fortalecer suas capacidades tecnológicas.

"O Ministério das TIC oferece ferramentas digitais gratuitas para fortalecer as habilidades digitais dos servidores públicos em todo o país. Essas ferramentas promovem o trabalho colaborativo por meio do Google Workspace, permitindo que as instituições trabalhem de forma mais eficiente, remota e ágil, de qualquer lugar," afirmou Alejandro Caballero Matiz, Coordenador de Serviços Digitais para Cidadãos, MinTIC.

Além disso, a adoção do Google Workspace, com aplicativos que operam na nuvem, gerou uma economia de cerca de 14 bilhões de pesos em 2023 para as entidades públicas da Colômbia, processo realizado na Loja Virtual do Estado Colombiano. Isso ocorreu porque os custos associados ao desenvolvimento, manutenção e suporte técnico de seus sites, além do uso de contas de e-mail e ferramentas de trabalho colaborativo, foram eliminados. O Ministério adquiriu licenças com desconto e as distribuiu gratuitamente.

O e-mail foi um fator-chave nesse processo. O MinTIC alcançou 100% de adoção entre seus servidores públicos, com um aumento de mais de 1.000% no número de novos usuários. Da mesma forma, a taxa de adoção de soluções de comunicação cresceu acima de 65%, e de ferramentas de colaboração e produtividade, mais de 52%. Isso permitiu que os funcionários otimizassem e digitalizassem etapas-chave nos processos das entidades territoriais.

O processo de adoção também incluiu workshops voltados para mulheres, melhorando sua relação com a tecnologia. Foram certificadas mais de 650 mulheres, entre servidoras públicas, professoras e outras, para fortalecer suas capacidades digitais e melhorar suas condições de trabalho e vida.

Nesse contexto, o MinTIC considera fundamental apoiar as instituições educacionais de todo o país para estabelecer sedes eletrônicas e cumprir os requisitos para acessar os benefícios do Google Workspace, ampliando o treinamento digital para o maior número possível de pessoas desde as primeiras etapas da educação.

A incorporação das soluções Google Workspace for Education beneficiou 5.500 instituições educacionais colombianas com a entrega de sedes eletrônicas, ferramentas de colaboração e salas de aula virtuais gratuitas que melhoram os processos de ensino e ajudam os alunos a continuar seus estudos, iniciar negócios ou obter melhores empregos.