Plan Maestro: La transformación digital que revolucionó la operación de la USPEC
La USPEC (Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios) en Colombia es la entidad encargada de garantizar el funcionamiento adecuado de las cárceles del país. Su trabajo incluye la construcción, mantenimiento y mejora de la infraestructura penitenciaria, así como la provisión de servicios básicos como alimentación, agua, ropa y atención médica para las personas privadas de la libertad.
Asimismo, la USPEC coordina aspectos logísticos y de seguridad para asegurar que las instalaciones penitenciarias sean funcionales y cumplan con estándares dignos, en línea con los derechos humanos y las leyes del país. Sin embargo, desde hace unos años enfrentaba a un desafío clave: modernizar sus procesos operativos y optimizar la forma en que recolectaban y gestionaban los datos sobre los establecimientos penitenciarios del país.
Con más de 130 centros de reclusión bajo su administración, USPEC debía evolucionar desde un sistema manual de recopilación de información hacia una solución tecnológica que le permitiera trabajar de manera más eficiente, garantizar la transparencia y mejorar la toma de decisiones en tiempo real.
Un reto con múltiples dimensiones
El área de IT de la USPEC recibía datos dispersos en hojas de cálculo generadas por consultores externos, mientras que los informes y reportes eran diseñados en herramientas limitadas como Power BI, sin integración con las plataformas internas de la entidad. Además, la captura de información en campo se realizaba de forma manual, lo que incrementaba los riesgos de errores de digitación y retrasaba los procesos.
Ante esta situación, USPEC buscaba una solución integral que le permitiera centralizar, organizar y modernizar estos procesos, aprovechando las tecnologías de Google Cloud.
En alianza con Xertica.ai, USPEC implementó una solución integral que combinó tecnologías avanzadas y metodologías modernas para transformar su operación. Esto incluyó:
- Migración y centralización de datos: Se movieron 20 hojas de cálculo desde Google Drive a BigQuery, utilizando Dataflow para estructurar y normalizar los datos, convirtiéndolos en información accesible y confiable.
- Aplicación en tiempo real con AppSheet: Se desarrolló una herramienta intuitiva que permite al personal de campo capturar datos en tiempo real desde cualquier dispositivo, incluso sin conexión a internet, eliminando los riesgos asociados a los registros manuales.
- Visualización avanzada con Looker Studio: Los reportes estáticos en Power BI fueron transformados en dashboards interactivos y dinámicos en Looker Studio, mejorando la presentación de información clave para la toma de decisiones.
Las tecnologías utilizadas en el “Plan maestro”, desempeñaron un papel crucial para abordar los retos de la USPEC. BigQuery (una poderosa herramienta de análisis), permitió centralizar y estructurar grandes volúmenes de datos de forma escalable, mientras que Dataflow automatizó el procesamiento de la información y Cloud Storage aseguró un almacenamiento seguro y accesible.
La aplicación no-code desarrollada con AppSheet permitió digitalizar la captura de datos en campo en tiempo real y los tableros interactivos creados en Looker Studio ofrecieron visualizaciones claras y dinámicas de la información. Todo esto se construyó sobre una sólida base de Landing Zone, que garantizó un entorno seguro, organizado y escalable para la implementación en la nube.
Durante el proceso, en Xertica.ai trabajamos mano a mano con el equipo de USPEC para asegurarnos de que la solución respondiera a las necesidades que presentaban. Desde la migración inicial de datos hasta el diseño de la aplicación y los tableros de análisis, cada paso se ajustó para garantizar un impacto real y positivo.
Los resultados hablan por sí solos:
- Mayor precisión y confiabilidad: La eliminación de los registros manuales minimizó los errores de digitación y garantizó la integridad de los datos recopilados.
- Mejor toma de decisiones: Los dashboards en Looker Studio ofrecen una visión integral y en tiempo real de la información, permitiendo que los directivos prioricen acciones estratégicas con base en datos confiables.
- Escalabilidad y sostenibilidad: La solución implementada está diseñada para crecer con la entidad, permitiendo futuras integraciones y desarrollos tecnológicos.
"La solución desarrollada por Xertica.ai nos ha permitido innovar en nuestra gestión penitenciaria. Con la aplicación de AppSheet, podemos capturar datos en tiempo real y transformar esa información en decisiones estratégicas gracias a Looker. Esta tecnología no solo mejora nuestros procesos, sino que asegura que podamos cumplir mejor nuestra misión de garantizar condiciones dignas en los centros penitenciarios,” indicó Camilo Romero, Coordinador del Grupo de Telecomunicaciones, USPEC.
Esta iniciativa no solo fortaleció la capacidad de la USPEC para gestionar los datos de los más de 130 centros penitenciarios bajo su administración, sino que también estableció una base tecnológica sólida para enfrentar los desafíos futuros con sostenibilidad y escalabilidad.
