O desafio: dizer adeus ao spam
Sendo uma instituição de microfinanças de alto alcance, a Caja Piura alcança centenas de milhares de clientes através de 151 agências e pontos de atendimento em todo o país. Certamente, a magnitude desta operação exige ferramentas de comunicação sólidas, eficientes e que nunca falhem. Porém, essa necessidade não estava sendo atendida pelo provedor de e-mail que a instituição possuía no passado. Nesse sentido, Gustavo Goicochea, CTO da Caja Piura, lembra: “Tínhamos uma necessidade em relação ao uso do correio. Embora tivéssemos um servidor de e-mail em nosso data center, ele não possuía padrões de segurança adequados e estava constantemente sujeito a observações de auditoria.”
Da mesma forma, Goicochea afirma que, desde a cidade de Piura, sua equipe queria fazer uma réplica do referido servidor de correio em Lima; No entanto, isso exigiu o uso de maior largura de banda. Cereja no topo: “Frequentemente, nossos e-mails eram classificados como spam em outras instituições, o que nos obrigava a ligar para outras empresas para nos desbloquear. Tivemos que comprar equipamentos anti-spam; criptografar alguns e-mails que podem ser considerados spam.”
Uma limitação adicional do email anterior: era utilizado apenas durante o horário de expediente e a partir da sede correspondente a cada funcionário da instituição (a partir do computador do escritório). Isso representava uma grande desvantagem para a força de vendas (que passa parte importante da rotina de trabalho fora do escritório).
Assim, em janeiro de 2017, teve início o projeto de implementação do G Suite, inicialmente previsto para cinco meses.
Coastal child: testando rapidamente os benefícios do Drive e do G Suite Office Automation
A Xertica planejou uma estratégia de gestão de mudanças baseada na divisão dos funcionários em pioneiros e dois outros grupos com menos proximidade com ferramentas digitais. Para o primeiro grupo, a adoção foi muito natural: o pessoal já utilizava o Gmail como e-mail pessoal.
Em pleno plano de migração ocorre um evento climático que testa todos os benefícios de trabalhar na nuvem e utilizar ferramentas de comunicação remota: em 27 de março de 2017, surge com veemência o fenômeno El Niño Costero. A região de Piura, onde estão localizadas as sedes da instituição, foi uma das mais afetadas no norte do Peru. Altas temperaturas, inundações e inundações impossibilitaram o uso dos escritórios físicos da Caja Piura. Em suma, o rio Piura inunda a cidade e o data center é afetado.
De Lima, a situação em Piura foi vista com preocupação. No entanto, como a empresa conseguiu continuar operando apesar dessas circunstâncias? A comunicação com agências e outras entidades externas (Superintendência de Bancos, Seguros e AFP, Banco Central de Reserva do Peru, etc.) foi mantida através do uso de e-mail, Hangouts e Meet. “Conseguimos fazer home office e manter os documentos e arquivos intactos graças ao suporte do Google Drive”, afirma Goicochea. Em suma, a Caja Piura conseguiu se recuperar em poucas horas e o atendimento aos seus clientes não foi afetado.
Impacto: maior satisfação no trabalho, maiores economias
Uma vantagem das ferramentas do G Suite é seu uso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Hoje, para a força de vendas isso é essencial. Neste sentido, foi possível desenvolver um relatório resumido diário que chega a todos os assessores pela manhã sobre a evolução dos seus indicadores mensais em Planilhas para que, ao consultarem esta informação com os seus dispositivos móveis, possam iniciar as suas visitas. Além disso, por meio do G Suite Office Automation, você pode acompanhar o andamento dos projetos no Planilhas, documentos jurídicos no Documentos, bem como pesquisas/avaliações no Formulários.
Sobre a participação da Xertica no processo de gestão de mudanças, Gustavo Goicochea destaca: “A assessoria da Xertica na adoção do G Suite nos ajudou na transformação digital, já que essas iniciativas agora podem ser alcançadas não com papéis, mas com informações que fluem pelo G Suite”. em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar. Isto está de acordo com a nossa cultura organizacional baseada na solidariedade e no trabalho em equipe.”
Dos 3.765 colaboradores da Caja Piura, 97% usam o e-mail do G Suite e 64% usam suas ferramentas colaborativas. Este nível de adoção gerou os seguintes resultados:
- Aumento de 14% na satisfação no trabalho.
- Economia de 20% em despesas com viagens de treinamento interno.
- Redução de 90% no suporte para clientes de e-mail, aplicativos gratuitos de automação do Office e servidores de e-mail locais.
- Independência da TI para automações simples ou específicas de áreas.
Para o futuro, a Caja Piura planeja continuar focando no desenvolvimento e integração de sistemas próprios com APIs do G Suite para Sites, App Maker, Apps Scripts, Fire Base e Dialogflow (chatbot).
