O DESAFIO
O Município de Culiacán enfrentou um desafio crucial: utilizou e-mail legado baseado no protocolo IMAP, o que resultou em comunicação não confiável e carecia de ferramentas de colaboração eficientes. Além disso, seu servidor apresentava múltiplas falhas e eles não possuíam ferramentas eficazes que lhes permitissem gerenciar seus e-mails, informações e contatos de forma organizada e segura em uma única plataforma.
“O e-mail que usamos tinha muitas restrições. Realmente não era algo viável porque faltava inovação por ser open source. Temos muitos colaboradores que estão conosco há 20 anos e precisávamos de uma ferramenta intuitiva que nos permitisse aprender rapidamente e começar a nos transformar digitalmente. Uma ferramenta que reúne tudo em uma só e com ela temos a possibilidade de crescer: encontrar uma forma de comunicar além do papel.” Lic. Andrea Vidales, Diretora de TI
Essas limitações representavam uma necessidade premente para o Município de Culiacán, pois dificultavam seu funcionamento diário, além de apresentarem um problema significativo de segurança. Portanto, era fundamental encontrar uma solução que reunisse todos esses requisitos em uma única plataforma. Consciente da importância da transformação tecnológica, o município de Culiacán iniciou um processo que visava utilizar a tecnologia como catalisador para prestar mais e melhores serviços aos cidadãos; É neste ponto que a aliança estratégica com a Xertica e o Google Workspace se torna de vital importância.
A IMPLEMENTAÇÃO
A solução para o Município de Culiacán foi realizada de forma ágil, com foco na rápida implementação das licenças do Google Workspace e na comunicação com os usuários. Isso permitiu estabelecer um plano ágil de transferência de conhecimento para executar as 48 sessões acordadas no contrato. No total, foram implementadas 1.200 licenças, dando aos utilizadores do município acesso a todas as funcionalidades e ferramentas do Google Workspace necessárias para melhorar a sua comunicação e colaboração.
A implementação realizada no Município de Culiacán foi dividida em três fases: Core IT, Early Adopters e Go Live, seguindo a metodologia e melhores práticas do Google. Esta abordagem permitiu à organização adotar todas as ferramentas de comunicação e colaboração que o Workspace oferece, gerando uma mudança significativa na forma como o município vinha trabalhando e levando-o a um novo patamar de desempenho em todas as suas atividades diárias relacionadas com correio, dados e informação. gerenciamento.
O processo foi meticulosamente planeado pela equipa do município em colaboração com Xertica. A entrega das licenças foi realizada de forma rápida, mas organizada, levando em consideração as limitações do servidor legado. Além disso, foram coordenadas ações de formação com toda a equipa de comunicação do município, com o objetivo de chegar ao maior número possível de colaboradores.
No que diz respeito à transferência de conhecimento, foram realizadas um total de 48 sessões de formação em modo virtual. Estas sessões foram distribuídas em diferentes temas, adaptando-se às fases em que se encontrava o processo. Desta forma, foi garantida uma formação completa e adaptada às necessidades de cada grupo de utilizadores.
Lic. Andrea Vidales comenta: “Trabalhar com a Xertica foi muito bom. Designamos internamente uma equipe específica para garantir que essa transição ocorresse da melhor forma. A Xertica foi um grande apoio na nossa formação, acompanhando-nos nestas mudanças. Juntos conseguimos trabalhar até atingirmos o objetivo. “Avançamos aos poucos e com firmeza, é motivo de orgulho.”
Além disso, foi fornecido suporte técnico, com agendamento de atendimento 5x8; Isto garantiu que o município tivesse assistência técnica na execução das tarefas diárias no painel WorkSpace, bem como na resolução de incidentes ou solicitações que possam surgir durante a utilização da plataforma.
RESULTADOS E BENEFÍCIOS
O Município de Culiacán considera o Google Workspace uma ferramenta ideal para realizar todas as suas atividades diárias. No âmbito da atualização das suas plataformas tecnológicas, encontraram nesta ferramenta uma solução integral de colaboração e comunicação que permite aos seus colaboradores desempenhar as suas funções de forma eficaz, otimizando os processos do município.
Os resultados e benefícios obtidos foram significativos. A implementação faseada permitiu uma transição ordenada e uma adoção gradual das ferramentas do Google Workspace; Isto traduziu-se numa melhoria substancial da eficiência e produtividade das atividades diárias do município, especialmente no que diz respeito à gestão de emails, dados e informação. A implementação e adoção bem planeada do Google Workspace como plataforma de trabalho contribuiu para otimizar os processos internos do município, promovendo uma comunicação mais fluida e uma colaboração eficaz entre os colaboradores.
“Agora que conhecemos as vantagens de trabalhar com o Google Workspace, gostaríamos de começar a implementar ferramentas digitais para agilizar os nossos procedimentos e apoiar os cidadãos. Dê rastreabilidade às nossas operações e continue nosso caminho de transformação digital.” Lic. Andrea Vidales, Diretora de Inovação Tecnológica e Estratégias Digitais do Município de Culiacán.
É importante destacar o apoio da Xertica nesse processo. Através de sessões de transferência de conhecimento onde o foco foi a utilização de ferramentas como Google Docs e Google Sheet onde o trabalho pode ser feito de forma colaborativa e Google Meet que permite aos colaboradores reunirem-se virtualmente, evitando assim a mobilidade entre edifícios e optimizando tempos.
Para a Xertica é uma honra fazer parte desta capacitação e seguir o caminho da transformação digital desta entidade que já conta com todos os benefícios do Google Workspace no seu funcionamento diário.
