O desafio: capacitação tecnológica, eficiência, produtividade e segurança
Sendo um dos principais grupos económicos do Equador, o percurso marcado por um processo inicial de capacitação tecnológica tornou-se inevitável para a Corporación El Rosado. A holding, que reúne cerca de 3.000 trabalhadores, considerou a necessidade de envidar esforços em termos de eficiência, colaboração e produtividade, bem como de tecnologia e gestão de uma plataforma e infraestrutura Cloud. Nesse sentido, Ángel Elizalde, Chefe de Aplicações e Suporte Office da Corporación El Rosado, destaca: “Viemos com uma implementação local do Microsoft Exchange e usamos Office, e-mails POP ou IMAP. Porém, queríamos uma ferramenta que estivesse na nuvem. Porque? Tivemos problemas de link e plataforma. Daí surgiu a necessidade de procurar uma ferramenta que nos permita trabalhar e colaborar online. O G Suite foi a ferramenta que adotamos.”
Com o fornecedor anterior, apesar de El Rosado ter uma boa política de controle, ocorriam constantemente problemas de RBL (lista negra de spam), o que fazia com que os emails enviados acabassem na caixa de spam dos destinatários. Um problema adicional foi a disponibilidade de dados. Por outro lado, o G Suite está na nuvem, independentemente do hardware, sistema operacional ou plataforma que o mantém. “Isso nos deu um grande impulso porque nos separamos da administração dessa arquitetura e dessa infraestrutura. Agora estamos mais dedicados ao controle da plataforma e nada mais”, destaca Elizalde.
Foi assim que El Rosado foi para Xertica. O desafio? Ajude a organização a melhorar a eficácia das comunicações usando o G Suite e soluções inovadoras. Assim, iniciou-se a implementação do serviço de acesso a aplicações G Suite para um total de 1.500 utilizadores (1.150 Basic e 350 Business).
Comunicação e segurança eficazes
O passo inicial para El Rosado foi melhorar a qualidade da comunicação e colaboração dentro da organização. Isto tendo como referência que limitar o envio de comunicações apenas ao correio eletrónico ou aos meios físicos implica uma eficácia inferior a 50%. Neste sentido, foram alcançados os seguintes progressos:
- Melhorar a eficácia da comunicação através de novos canais de comunicação.
- Conseguir uma comunicação direta e eficaz com grupos de interesse, sem necessidade de incorrer em custos elevados com recurso a novas ferramentas.
- Possibilitar mecanismos de feedback por parte dos destinatários da informação relativamente às mensagens enviadas através destes canais.
- Facilitar o acesso e a oportunidade à informação, reduzindo assim os custos associados aos processos de comunicação.
- Reduzir o consumo de papel utilizado nas comunicações corporativas.
Certamente, a adoção do G Suite fluiu sem problemas, pois uma grande porcentagem dos colaboradores de El Rosado já tinha experiência como usuário do Google. Como diz Ángel Elizalde: “Quem não conhece o Gmail? Todo o mundo".
Como a El Rosado é uma grande empresa com um fluxo diário de informações agora localizadas na nuvem do Google, a preocupação da equipe de TI está enquadrada na necessidade de uma plataforma de segurança de alto padrão. Neste sentido, a Xertica assumiu a tarefa de ajudar a organização a reduzir os riscos de segurança informática e a cuidar integralmente dos seus ativos em toda a organização.
Com base num diagnóstico inicial, a Xertica identificou três ativos a proteger: informação, infraestrutura e utilizadores. Ameaças: roubo ou exclusão de informações valiosas, roubo de identidade, golpes, perdas financeiras, vírus ou malware, spam e phishing.
Benefícios de comunicação e infraestrutura
“E(Graças à adoção do G Suite), todas as nossas áreas estão conectadas, não têm a necessidade - como trabalhávamos antes - de ir ao escritório para poder utilizar o email. A adoção dessas ferramentas nos deu muita abertura para que nossos colaboradores possam trabalhar em casa”, afirma Elizalde.
Sobre os benefícios da tecnologia, ele acrescenta: “O principal benefício para mim como administrador é poder prestar um serviço 24 horas por dia, 7 dias por semana, com SLA (Service Level Agreement) bastante claro aos meus usuários; disponibilizar a todos eles ferramentas de escritório, colaboração online, comunicações e e-mail e que isso fortaleça outros processos da empresa como faturamento, expedição, armazéns, entre outros.”
Métricas de adoção durante março de 2020
- 84,8% de adoção do Gmail.
- 3.806 arquivos compartilhados com usuários externos.
- 55.558 arquivos compartilhados com usuários internos.
- 8.968 e-mails enviados do Gmail.
- 39.316 emails recebidos no Gmail.
- 1.022.139 MB em arquivos armazenados no Drive.
- 9.944.825 MB em arquivos armazenados no Gmail.
