O desafio: operacional e administrativo no mesmo domínio
Durante anos, na fase anterior à adoção do G Suite, os colaboradores das Librerías Gandhi contaram com a solução Exchange e Open Exchange e hospedagem GoDaddy. Certamente, os membros da organização estavam acostumados a usar o Office e o Outlook e possuíam uma série de licenças específicas para operar o banco de dados de e-mail. No entanto, havia dois domínios: um para o pessoal operacional e outro para o pessoal administrativo. Isto foi com a ideia de prever diferentes limites de capacidade da caixa de correio, dependendo da natureza do colaborador (os trabalhadores administrativos tinham acesso a uma maior capacidade de armazenamento em relação aos trabalhadores operacionais, que se dedicavam sobretudo ao atendimento nas lojas).
Isto trouxe problemas de coordenação e pouca transparência e fluidez na comunicação. Frases como “lembre-se que tem outro domínio, não se engane com o endereço na hora de enviar o e-mail” eram comuns nas Livrarias Gandhi. Para resolver isso, a Xertica foi contratada para a migração e implementação do G Suite sob um esquema de licenciamento misto entre Basic e Business, mas com um domínio unificado e oficial para toda a organização.
“Foi feita uma comparação onde validámos os diferentes benefícios que pode obter e com a possibilidade de poupar custos de licenciamento (G Suite com um custo muito inferior). Além da vantagem de custo, o G Suite nos permitiu integrar a operação em um único domínio”, afirma Julián López Carbonell, Diretor de TI da Librerías Gandhi.
Além do acima exposto, o G Suite ajudou as Livrarias Gandhi a superar deficiências que surgiram ao trabalhar com Exchange, como limites menores em termos de capacidade de armazenamento, o gerenciamento forçado de dois domínios, bem como uma parte administrativa bastante reduzida em questão (. por exemplo, se alguém da empresa se demitisse, as informações do seu histórico precisavam ser fisicamente apoiadas para evitar perdas).
Transformando a dinâmica de trabalho
A área que melhor adotou a solução foi o pessoal operacional das lojas (que representa 70% dos recursos humanos da empresa), que antes estavam limitados pela utilização do Open Office. Para a Direção Comercial, esta capacidade de estabelecer comunicação remota e partilhar informação representou vantagens em termos de reporte e ação ágil. Isso explica porque as três ferramentas mais bem recebidas foram Drive, Hangouts e Meet, segundo Julián López. Por outro lado, com a nova solução Google, a área de TI das Librerías Gandhi mudou radicalmente o funcionamento e absorveu o processo de todas as ferramentas.
Nos níveis Drive, HO e Meet, o benefício foi muito claro. “Anteriormente, usávamos uma ferramenta desatualizada para comunicação instantânea. Assim, HO e Meet foram adotados de forma completa e sem complicações”, enfatiza Julián López. Para quem tinha Open Office, a transição foi ainda mais natural.
Sobre a segurança oferecida pelo Google Cloud, Julián López afirma: “Não encontramos nenhum ponto fraco importante. Estamos confiantes de que estamos protegidos. Hoje, em qualquer comunicação – ao nível dos sistemas – percebemos quem está a partilhar informação, que informação está a ser partilhada, entre outras funcionalidades.”
Fornecedores, colaboração e comunicação com o G Suite externamente
Nas Librerías Gandhi já está estabelecido como padrão que, quando chega um provedor de TI, é atribuída uma conta de e-mail para ter toda a comunicação, todos os arquivos, tudo protegido no mesmo ambiente. Como enfatiza Julián López Carbonell: “Queremos que todos os arquivos sejam registrados e permaneçam em nosso domínio. “Isso nos deu um controle muito maior sobre todas as informações que contribuem para os projetos.”
Como parte da expansão de sua atuação e alcance, a empresa já teve projetos com diversos fornecedores estrangeiros. Nesse sentido, o Hangouts e o Meet facilitam o processo de comunicação para eles. Como exemplo, vale citar o projeto de implantação de um ponto de venda com uma empresa canadense. O projeto foi realizado 85% remotamente. Eles também eram usuários do G Suite, o que agilizou o projeto e economizou custos associados a viagens e diárias. Porém, quando o provedor não é usuário do G Suite, é atribuído um domínio associado ao e-mail @gandhi.com.mx.
A migração durou um mês e meio. Houve uma implementação de treinamento para empresas. O licenciamento misto consiste em 470 contas do G Suite Basic e 100 contas do G Suite Business. Hoje, a empresa já conta com mais de 11 dispositivos Chromebox para funcionar em esquema totalmente G Suite.
