O DESAFIO
Em termos de necessidades específicas, o Governo de Tamaulipas procurou modernizar as suas ferramentas e serviços, migrando de soluções tradicionais para opções mais flexíveis e avançadas. Foi identificada a necessidade de promover uma colaboração mais eficiente e fluida entre funcionários, permitindo-lhes compartilhar e trabalhar em tempo real em documentos, apresentações e planilhas. Da mesma forma, era crucial ter uma plataforma que facilitasse a comunicação e coordenação entre os membros da equipa, tanto dentro da organização como com os cidadãos e alguns responsáveis externos.
Além disso, a disponibilidade da nuvem tornou-se essencial para acessar com segurança arquivos e documentos de qualquer local e dispositivo, proporcionando maior flexibilidade e mobilidade de trabalho. A otimização de custos também foi um fator importante, e o Governo de Tamaulipas procurava uma solução que oferecesse melhor retorno do investimento e redução de custos em comparação com as soluções existentes. Por fim, a organização reconheceu a necessidade de se manter atualizada com as últimas tendências e avanços tecnológicos.
Num mundo cada vez mais digitalizado, as organizações procuram constantemente otimizar a sua infraestrutura tecnológica com o objetivo de melhorar a colaboração e a produtividade. Nesse sentido, o Governo de Tamaulipas enfrentou um desafio significativo ao implementar o Google Workspace. Este desafio abrangeu aspectos técnicos, gestão de mudanças, comportamento organizacional e desenvolvimento de aplicações low code através do Appsheet.
A SOLUÇÃO
O gerenciamento de mudanças foi um aspecto crítico durante a implementação de 10.000 licenças do Google Workspace para o governo de Tamaulipas. A mudança significativa na forma como os funcionários interagiam e realizavam o seu trabalho diário exigiu uma abordagem cuidadosa para garantir uma transição bem sucedida. Para enfrentar esse desafio, foi desenvolvido um plano de comunicação abrangente que incluía a apresentação dos benefícios do Google Workspace, treinamento adequado, feedback constante e resolução de problemas.
Foi adoptada uma abordagem proactiva para abordar a resistência à mudança, identificando os principais pontos de preocupação e implementando estratégias eficazes para os aliviar. Além disso, foi fomentada uma mentalidade aberta entre os colaboradores, promovendo a vontade de abandonar antigas formas de trabalhar e adaptar-se a novos métodos de colaboração e comunicação.
Além disso, como consequência da formação Appsheet ministrada pela Xertica, o Governo de Tamaulipas está a promover uma cultura de inovação, uma vez que esta ferramenta permite democratizar a tecnologia. Como resultado, até à data desenvolveram 9 aplicações sem escrever uma linha de código, e planejam capacitar os 16 ministérios para serem completamente autónomos, podendo desenvolver as suas próprias soluções sem depender da área de TI.
A participação ativa dos funcionários foi essencial para o sucesso da adoção do Google Workspace. Foi-lhes dada a oportunidade de participar na definição de novas práticas e foi fomentada uma cultura de aprendizagem contínua. A gestão desempenhou um papel fundamental ao liderar pelo exemplo, demonstrando entusiasmo pela adoção das ferramentas do Google Workspace e incentivando a participação ativa dos funcionários.
Além dos desafios de gestão da mudança, a implementação do Google Workspace também envolveu desafios técnicos. A migração eficiente e precisa de dados, incluindo arquivos e e-mails, foi essencial. Foram utilizadas ferramentas e métodos adequados para garantir uma transferência de dados bem-sucedida em tempo recorde, e foi fornecida formação técnica aos gestores de TI para garantir a adoção harmoniosa da nova plataforma.
Em resumo, por meio de avaliação e planejamento extensivos, migração eficiente de dados, treinamento técnico adequado e gestão eficaz de mudanças, o governo de Tamaulipas conseguiu superar os desafios técnicos e de gestão de mudanças associados à implementação do Google Workspace . Esta transição bem-sucedida permitiu que os colaboradores adotassem novos métodos de colaboração e comunicação, promovendo uma cultura de aprendizagem contínua e melhorando a eficiência nas operações governamentais.
“Temos que buscar estar na vanguarda no desenvolvimento de tecnologias que permitam simplicidade, flexibilidade e inovação nos Governos. Quando existem ferramentas do Google como o Appsheet, elas nos incentivam a seguir o caminho de um governo digital.” Omar Coronado, Subsecretário de Inovação e Tecnologias do Governo de Tamaulipas.
RESULTADOS E BENEFÍCIOS
A implementação do Google Workspace no governo de Tamaulipas proporcionou resultados e benefícios significativos. Através de uma abordagem de implementação em três fases: Core IT, early adopters e Go Live, seguindo a metodologia do Google, a organização conseguiu adotar todas as ferramentas de comunicação e colaboração que o Workspace oferece. Isto mudou a forma como o município realiza as suas atividades diárias relacionadas com a gestão de correio eletrónico, dados e informação, levando-as a um novo patamar de atuação.
A implementação foi cuidadosamente planejada pela equipe do Governo de Tamaulipas e Xertica. A entrega rápida e ordenada das licenças, bem como a migração dos dados antes do encerramento do licenciamento legado do Office 365, demonstraram excelente execução do projeto.
Superar o desafio da transição para o Google Workspace exigiu uma solução abrangente que abordasse aspectos técnicos, de gerenciamento de mudanças e de comportamento organizacional. Por meio de avaliação e planejamento cuidadosos, migração de dados eficaz, implementação de um forte gerenciamento de mudanças e promoção da adoção ativa, a organização conseguiu superar obstáculos e maximizar os benefícios do Google Workspace com a colaboração da Xertica.
O Governo de Tamaulipas considera o Google Workspace uma ferramenta ideal para realizar todas as suas atividades diárias. No âmbito da atualização das suas plataformas tecnológicas, encontraram no Google Workspace uma solução de colaboração e comunicação que permite aos seus colaboradores desempenhar as suas funções de forma eficaz, otimizando os processos do município.
Em resumo, a implementação bem-sucedida do Google Workspace levou o Governo de Tamaulipas a experimentar uma melhoria significativa nas suas atividades diárias, desde a gestão de e-mails até ao tratamento seguro de dados e informações. Os benefícios incluem maior desempenho, colaboração mais eficiente e otimização dos processos municipais, suportados pela solução abrangente implementada em conjunto com a Xertica “O apoio que a Xertica tem dado foi imprescindível ao longo de todo o processo, os 10.000 utilizadores tiveram uma boa aceitação do Workspace. plataforma, treinamento chave. Esta mudança está impulsionando o Governo de Tamaulipas a ter uma cultura de inovação social”. Miguel Alpizar - Diretor de Atendimento ao Usuário do Governo de Tamaulipas.
