Servidores locais com infraestrutura desatualizada
Organizações como o Governo de Jalisco, que baseiam os seus servidores de e-mail em infra-estruturas locais, normalmente começam a sofrer de problemas de limite de espaço de armazenamento. O Governo de Jalisco não foi exceção. Assim, o fator determinante para a adoção do G Suite, plataforma de comunicação e comunicação do Google hospedada 100% na nuvem, foi o email. Antes de migrar para o G Suite, o Governo tinha o Zimbra como provedor de e-mail, que era gerenciado localmente. De todos os usuários, menos da metade utilizou o domínio de e-mail da própria organização. Isto ocorre basicamente por dois motivos. Por um lado, os endereços de correio eletrónico dos membros do Governo acabavam constantemente em listas negras: ou seja, era enviado um e-mail e acabava nas listas de spam dos destinatários. Este problema levou membros do Governo a começarem a utilizar emails pessoais (por exemplo, com o domínio @gmail.com) para comunicar com outros utilizadores externos à organização. Por outro lado, a disponibilidade do serviço não era das melhores: a administração do correio e do servidor era inteiramente suportada pela equipa informática do Governo, o que reduzia esforços em funções core da organização.
Ao considerar abandonar o Zimbra, o G Suite foi a melhor alternativa devido à confiabilidade e ao suporte do Google. Embora o “gatilho” da mudança tenha sido o acesso a uma melhor plataforma de e-mail, o Governo de Jalisco encontrou em Xertica o parceiro tecnológico que permitiu à organização utilizar ferramentas de comunicação e colaboração (através da automatização de documentos, folhas de cálculo e apresentações). incluído G Suite.
Uma adoção em formação
Quanto à adoção, não foi complicada, pois, como havia muitos usuários do Gmail na organização, não foi necessário passar por uma longa curva de aprendizado. Desde a fase inicial, a equipe começou a usar o Agenda para agendar reuniões e o Google Drive para armazenamento de arquivos. Octavio González, Diretor de Infraestrutura e Comunicações, destaca que, embora o pessoal mais jovem (chamado de usuários avançados) tenha sido o que adotou a plataforma com mais rapidez e facilidade, muitos colaboradores que não tiveram qualquer exposição à tecnologia adotaram com sucesso o G Suite ferramentas: “Tinha um homem que, aos 70 anos, fazia publicidade impressa, mas nunca tinha usado o Paint. Eles lhe entregaram o arquivo em um USB e ele foi até as gráficas para imprimir os outdoors. Após os treinamentos ministrados por Xertica, ele aprendeu a criar páginas da web com o Google Sites.”
“Economizamos espaço de armazenamento nos servidores porque cada vez mais usuários enviam seus arquivos para a nuvem. Percebemos que hoje as pessoas estão mais organizadas na hora de convocar reuniões porque usam o e-mail e o Calendário em boa sincronização. As pessoas estão usando notificações do G Suite no celular”, destaca González. Ele ainda acrescenta: “Economizamos em procedimentos de manutenção porque sempre contamos com o apoio da Xertica e do Google. Contabilidade e Logística: ensinamos Planilhas. As áreas jurídicas se beneficiaram com o uso do Docs porque todos os advogados redigiram o mesmo documento e não precisaram passar as versões uma a uma, mas tiveram o controle ao vivo das alterações.”
Perspectivas a futuro
Por fim, Eliseo Zúñiga, Diretor Geral de Tecnologias de Informação, conclui com a sua perspectiva sobre como a dinâmica de trabalho mudará na era pós-coronavírus: “Tivemos que chegar a este ponto para que algumas áreas e algumas empresas percebessem que a parte tecnológica é crucial face a crises (não apenas pandemias, mas também outras interrupções). Estamos descobrindo que existem pessoas que podem fazer seu trabalho de forma igual ou melhor remotamente. Isto fará com que a lei do teletrabalho – que já existe e está regulamentada – comece a ser cumprida.” A isto acrescenta como a adoção do teletrabalho trará uma melhor qualidade de vida e ambiente de trabalho: “Essas questões da nuvem vão nos poupar espaço. Por exemplo, haverá menos depósitos de papel como resultado da digitalização de muito mais documentos. Assim, teremos mais espaços para as pessoas: maternidades, recreação e lazer, salas maiores e auditórios. Tenho certeza que o setor privado vai fazer isso, queremos que isso se espalhe também no setor público”.
