Uma infraestrutura física que perdia validade
Desde anos anteriores, a Câmara dos Deputados da Colômbia contava com um serviço de e-mail baseado em servidores locais. No entanto, este serviço gerava constantemente inconvenientes e incidentes. Por exemplo, 1 GB de armazenamento por usuário fazia com que as bandejas atingissem frequentemente seus limites de capacidade. “Da mesma forma, não tínhamos uma boa ferramenta de mensagens instantâneas. No passado usávamos o IceWarp, o que nos trazia dificuldades frequentes: múltiplas falhas em termos de recepção de mensagens, mensagens muito importantes eram constantemente enviadas e não chegavam, a plataforma estava offline. Tudo isso nos obrigou a utilizar ferramentas alternativas de comunicação instantânea (normalmente o WhatsApp), sem o domínio oficial da Câmara”, afirma Sebastián del Toro, Engenheiro de Tecnologia da Informação.
Na verdade, a Câmara vinha enfrentando muitos problemas inerentes à plataforma. Não havia filtro de segurança adequado e isso se refletia em caixas de entrada constantemente cheias de spam. Além disso, a infraestrutura em que se baseava o e-mail apresentava problemas de acessibilidade: por ser local, não podia ser acessado remotamente. Assim, os funcionários que trabalhavam ou tinham que cumprir missão fora de Bogotá não podiam acessar seus e-mails.
Esse histórico levou a Câmara a contratar o Google Workspace.
Covid-19 e a necessidade de entrar na nuvem
O Google Workspace foi oferecido como solução. Eliminação da dependência de servidores locais para informações críticas de e-mail. Numa fase inicial, o licenciamento era Básico; Desta forma, o armazenamento passou de 1 GB para 30 GB por licença.
A migração do Google Workspace foi realizada em 03 fases:
Primeira Fase: Migração da equipe de tecnologia
Segunda Fase: Pioneiros, 78 pessoas que são mantenedores nas diferentes comissões da Câmara e funcionários administrativos.
Terceira Fase: 100% dos usuários entram no ar e começam a trabalhar com a plataforma.
Após a ativação e migração das licenças, as ferramentas da nova plataforma adotada foram lançadas e socializadas. Isso incluiu sessões técnicas de usuários, acompanhamento durante o dia da transmissão ao vivo na entidade e divulgação na mídia. Por fim, a equipe de gerenciamento de mudanças da Xertica liderou a capacitação dos usuários em todas as ferramentas do Google Workspace por meio de um site de autoaprendizagem e sessões de treinamento sobre funcionalidades presenciais e virtuais.
Covid-19 e o desafio da manutenção das funções legislativas
Durante a pandemia de Covid-19, o Meet foi utilizado para que as sessões legislativas pudessem decorrer virtualmente e, a partir da área de Xertica Services, foi criada uma extensão onde foi montada uma plataforma a partir da qual se pode verificar o controlo de presenças, votação online, pontos de ordem , documentos anexos e outras ações como:
- Validação de acesso
- Assistência Tomar
- Acesso à videoconferência do Meet
- Votação nominal (Agenda, entre outros)
- Controle de tempo
- Solicitação de fala (Moderação e Monitoramento)
- Relatórios
- Perfil de acordo com os papéis dos participantes e atores do processo
Como destaca Alejandro Muñoz, Conselheiro de Políticas Governamentais Digitais: “A Covid-19 mudou a forma como trabalhamos. Na Colômbia, iniciou-se um processo de quarentena obrigatória, o que fez com que os Ilustres Representantes da Câmara e a equipe administrativa não pudessem comparecer presencialmente aos escritórios. Por isso, inicia-se todo um processo de levar os processos presenciais para a virtualidade, que começou com a utilização do Meet para que as sessões legislativas sejam geradas virtualmente através do agendamento das sessões através do Calendar. Adicionalmente, vimos a necessidade de criar uma aplicação para controlar as sessões plenárias virtuais. “Xertica nos acompanhou neste projeto.”
Da mesma forma, foi criado um módulo de Sessões da Comissão que deve ter as mesmas ferramentas e perfis, dividindo a plataforma entre Sessões Plenárias e Sessões da Comissão.
Impacto
Com o Google Workspace, a Câmara dos Deputados adotou o teletrabalho a nível empresarial que inclui as seguintes funcionalidades:
- Segurança e backup da informação
- Sessões plenárias abrem informações públicas aos cidadãos
- Transmissão ao vivo das sessões plenárias através do YouTube
- Gravação como Transparência Pública.
- Acompanhamento e apoio constante
Além de permitir que se mantenha atualizado apesar da quarentena resultante da propagação global da Covid.19, o Google Workspace levou a Câmara dos Representantes a transformar a forma como as suas equipas trabalham. Como conclui Dary Hurtado, Engenheiro da Equipe de Sistemas: “Através dos relatórios do administrador, podemos ver o uso das ferramentas. O aumento foi notável. Mesmo os funcionários que antes não tinham contas de e-mail atribuídas começaram agora a solicitar acesso à plataforma e até a saber o que o novo Google Workspace traz.”
Em suma, a implementação do Google Workspace liderada por Xertica deu mobilidade aos Senhores Deputados da Câmara e foram eliminados problemas de sincronização: possibilidade de acesso a e-mails, arquivos e comunicação a partir de dispositivos remotos (laptops, desktops, tablets, celulares). Durante a pandemia de Covid-19, graças ao uso do Meet, as sessões legislativas puderam ocorrer virtualmente sem problemas.
