O DESAFIO DO IFREM: REALIZAR UM PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO QUE SUBSTITUA SUA ATUAL PLATAFORMA DE E-MAIL POR UMA SOLUÇÃO QUE FACILITE O TRABALHO REMOTO, A COLABORAÇÃO E A PRODUTIVIDADE
O IFREM precisava atualizar sua plataforma de e-mail para que sua equipe pudesse trabalhar remotamente, através de uma solução que lhes permitisse trabalhar de forma colaborativa e eficiente em seu ambiente de negócios. Além disso, exigiam maior segurança e controle para os administradores de TI que protegem informações confidenciais.
O principal desafio do projeto foi a migração das 400 contas de email num período de apenas duas semanas. Além disso, os usuários de TI precisavam ser treinados na administração do console e no uso das ferramentas do Google Workspace para garantir a adoção eficaz da nova plataforma.
A SOLUÇÃO XERTICA: PERMITINDO A SOLUÇÃO DE COLABORAÇÃO E PRODUTIVIDADE DO GOOGLE WORKSPACE
Para enfrentar os desafios levantados, a Xertica propôs uma solução abrangente que incluía a implementação de licenças Google Workspace Starter e Standard para todos os 400 usuários. A migração das 400 contas foi realizada em Cloud em formato Multi-Server, o que permitiu uma transferência rápida e fiável de emails e contactos. Para garantir uma transição tranquila, a Xertica forneceu assistência e monitoramento durante a migração.
Além disso, foram realizadas 10 sessões de treinamento, duas delas para o console de administração e oito para usuários finais. Estas sessões permitiram aos colaboradores do IFREM conhecer as funções do Google Workspace e aprender a tirar o máximo partido das ferramentas disponíveis, promovendo assim a transformação digital da instituição.
RESULTADOS DA IMPLEMENTAÇÃO DO GOOGLE WORKSPACE: MELHORIA NA PRODUTIVIDADE E REDUÇÃO DE CUSTOS.
“Vemos dois aspectos: o produto e o serviço. Em ambos tivemos excelentes experiências. Viemos de plataformas tradicionais onde tivemos muitos problemas. Com o Google Workspace melhoramos o serviço, a segurança, os tempos de atendimento e a disponibilidade. O aconselhamento da Xertica sempre foi óptimo, pois como parceiros têm-nos proporcionado muitos valores acrescentados ao nível do processo de mudança, formação e apoio. “Xertica é de primeira qualidade.” Adrián Hernández- Chefe do departamento de suporte técnico do IFREM
A implementação gerou grandes mudanças dentro da instituição. Alguns deles incluem:
- Redução de 15% no orçamento em relação à plataforma anterior.
- 400 colaboradores passaram a trabalhar de forma colaborativa e em tempo real, o que permitiu maior eficiência na tomada de decisões e resolução de problemas.
- 100% dos funcionários são treinados para usar o Google Workspace sob as melhores práticas do Google através da plataforma Yo Aprendo Apps da Xertica.
“A solução Workspace do Google faz parte da estratégia de transformação digital do IFREM, que tornou possível oferecer procedimentos e serviços registrais e notariais digitalmente para o benefício dos cidadãos.” Adiciona Adrián Hernández.
YoAprendoApps é uma plataforma exclusiva da Xertica onde os clientes têm acesso ilimitado aos treinamentos do Google Workspace realizados de acordo com as melhores práticas do Google. Graças a isso, os usuários podem revisar cada tópico quantas vezes forem necessárias e aprender no seu próprio ritmo.
BENEFÍCIOS DA MIGRAÇÃO PARA O GOOGLE WORKSPACE COM XERTICA: Trabalho colaborativo, suporte e segurança da informação
Ao migrar para o Google Workspace, o Instituto da Função de Registro do Estado do México obteve uma ampla variedade de ferramentas de produtividade, incluindo Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets e Google Slides, o que lhes permitiu trabalhar de forma híbrida e colaborativa. maneira e em tempo real. Além disso, graças à assistência e acompanhamento da Xertica, todos os colaboradores se adaptaram à nova plataforma de forma independente através do Yo Aprendo Apps e através da formação do projeto.
Elizabeth Zepeda, Gerente de Projetos de TIC do IFREM comenta: “Graças a esta implementação adotamos a boa prática de continuar a inovar. Somos uma das organizações governamentais que mais possui tecnologia em termos de infraestrutura e serviços, e a ideia é continuar inovando para manter nosso serviço e nossa instituição na vanguarda. A experiência na implementação com o Xertica foi muito agradável, muito ágil, com muita comunicação e estamos felizes em tê-los como parceiros.”
Outro benefício significativo foi a redução orçamentária de aproximadamente 15% em relação à plataforma anterior, o que representou uma economia significativa para a instituição. Além disso, graças ao controle do administrador do console do Google Workspace, a segurança da informação foi melhorada e o tempo de resposta dos funcionários foi reduzido, o que possibilitou agilizar o atendimento ao cliente.
A Xertica forneceu à instituição um executivo designado para fornecer suporte em todos os momentos, e a plataforma Yo Aprendo Apps da Xertica permitiu que os colaboradores aprendessem o Google Workspace em seu próprio ritmo, além do treinamento do projeto. Em resumo, a habilitação do Google Workspace permitiu ao Instituto da Função de Registro do Estado do México melhorar sua produtividade, segurança e eficiência no ambiente de negócios.
