Antecedentes: primeiros passos em direção à nuvem
Tal como acontece com várias organizações, a história da adoção do G-Suite pelo Ministério da Habitação remonta à necessidade de ter um fornecedor de e-mail que cumpra os padrões de usabilidade, capacidade e esteja alojado na nuvem. Em 2010, o Ministério da Habitação, Construção e Saneamento tinha uma solução Outlook, porém, por questões de licenciamento e economia de custos, ela foi migrada para Zimbra. Perante esta mudança, o primeiro problema que surgiu foi que, do ponto de vista técnico, quando surgiam necessidades de suporte avançado (despejo de base de dados, espaço insuficiente no disco rígido, atualização do servidor ou sistema operativo, entre outros), havia não havia parceiro ou pessoal treinado para levantar uma multa.
Do ponto de vista do usuário, o mesmo problema do Outlook foi herdado do Zimbra: espaço de armazenamento limitado. No Ministério foram classificados dois tipos de usuários: comuns e VIP, com 1 GB e 3 GB de capacidade de armazenamento no e-mail. Certamente, eram espaços limitados. Quando maiores capacidades começaram a ser atribuídas a determinados usuários VIP, o disco rígido era o mesmo e as capacidades dos usuários não VIP começaram a ser consumidas. Além disso, frequentemente surgiam dificuldades, como a falta de um certificado de segurança ou de pessoal com experiência para implementar técnicas de autenticação dupla ou de gerenciamento de sessões.
Todas estas dificuldades derivadas da existência de um sistema local para o serviço de correio motivaram o Ministério a pensar na nuvem como uma opção atractiva. Como afirma Rubén Alcalá, Diretor do Gabinete de Tecnologia da Informação do Ministério da Habitação, Construção e Saneamento: “O Google supera de longe a solução Office 365 quando se trata de aplicativos de terceiros: você pode vincular o G Suite a outros aplicativos de terceiros aplicativos e pode fazê-los coexistir em um ecossistema perfeito. Outra vantagem é o armazenamento infinito, o que beneficia as áreas de TI porque os sistemas web podem enviar seus arquivos anexados para esse armazenamento e poderíamos fazer experimentos com servidores de arquivos e enviá-los para a nuvem.”
Uma adoção ágil e transversal
Quanto à adoção, não foi complicada, pois, como havia muitos usuários do Gmail na organização, não foi necessário passar por uma longa curva de aprendizado. Desde a fase inicial, a equipe começou a usar o Agenda para agendar reuniões e o Google Drive para armazenamento de arquivos. Alcalá destaca que, embora os funcionários mais jovens (chamados de usuários avançados) tenham sido os que adotaram a plataforma com mais rapidez e facilidade, muitos colaboradores que não tinham nenhuma experiência com tecnologia adotaram com sucesso as ferramentas do G-Suite: “Tinha um senhor que, aos 70 anos anos, fazia publicidade impressa, mas nunca tinha usado o Paint. Eles lhe entregaram o arquivo em um USB e ele foi até as gráficas para imprimir os outdoors. Após os treinamentos ministrados por Xertica, ele aprendeu a criar páginas da web com o Google Sites.”
“Economizamos espaço de armazenamento nos servidores porque cada vez mais usuários enviam seus arquivos para a nuvem. Percebemos que hoje as pessoas estão mais organizadas na hora de convocar reuniões porque usam o e-mail e o Calendário em boa sincronização. As pessoas estão usando notificações do G-Suite no celular”, destaca Rubén Alcalá. Ele ainda acrescenta: “Economizamos em procedimentos de manutenção porque sempre contamos com o apoio da Xertica e do Google. Contabilidade e Logística: ensinamos Planilhas. As áreas jurídicas se beneficiaram com o uso do Docs porque todos os advogados redigiram o mesmo documento e não precisaram passar as versões uma a uma, mas tiveram o controle ao vivo das alterações.”
Teletrabalho e cloud em tempos de Covid-19
“Quando ocorreu a Covid-19, os benefícios da utilização das ferramentas da plataforma G-Suite tornaram-se cada vez mais evidentes: efetivamente, facilitou o trabalho a partir de casa para todos os membros do Ministério”, destaca Rubén Alcalá. No Peru, os rumores de uma provável quarentena obrigatória ganharam força na segunda semana de março. Assim, antecipando-se à situação, foi solicitado aos trabalhadores do Ministério da Habitação que carregassem as suas informações para a nuvem através do Google Drive.
No processo de viabilização do uso das ferramentas de comunicação e comunicação desse escritório, 80% já utilizam a nuvem do Google; os demais ainda se conectam remotamente através do Google Remote Desktop, que vem migrando suas informações para a nuvem e armazenando-as no Drive”, observou Alcalá.
O Ministério da Habitação, na época anterior à quarentena da Covid-19, geriu um projeto denominado “Salas Transparentes”: salas de reuniões com paredes de vidro transparente com câmaras que gravam áudio e vídeo para evitar problemas de corrupção. Em resposta à contingência atual e com o objetivo de manter esta prática, Alcalá dá um exemplo de como o G-Suite e, mais especificamente, a ferramenta Meet estão a facilitar a continuidade do trabalho: “Agora que não podemos reunir-nos dentro do Ministério na nossa transparência salas, o que está sendo feito é reunir pessoas de governos locais e regionais e nossos engenheiros nessas salas de Meet onde um membro da área de Atendimento ao Cidadão ou Anticorrupção grava a sessão no Meet para que tudo fique transparente. Deixamos isso claro em um Calendário que está publicado no site do Ministério da Habitação.”
Por fim, Rubén Alcalá conclui com a sua perspectiva sobre como a dinâmica de trabalho mudará na era pós-coronavírus: “Tivemos que chegar a este ponto para que algumas áreas e algumas empresas percebam que a parte tecnológica é crucial face às crises (não apenas pandemias, mas também outros cortes). Estamos descobrindo que existem pessoas que podem fazer seu trabalho de forma igual ou melhor remotamente. Isto fará com que a lei do teletrabalho – que já existe e está regulamentada – comece a ser cumprida.” A isto acrescenta como a adoção do teletrabalho trará uma melhor qualidade de vida e ambiente de trabalho: “Essas questões da nuvem vão nos poupar espaço. Por exemplo, haverá menos depósitos de papel como resultado da digitalização de muito mais documentos. Assim, teremos mais espaços para as pessoas: maternidades, recreação e lazer, salas maiores e auditórios. Tenho certeza que o setor privado vai fazer isso, queremos que isso se espalhe também no setor público.”
Métricas de uso – abril de 2020
- 75,66% Impulsionam a adoção.
- 10.539 arquivos compartilhados com usuários externos.
- 212.013 arquivos compartilhados com usuários internos.
- 8.148 e-mails enviados do Gmail.
- 35.925 emails recebidos no Gmail.
- 92.481 MB em arquivos armazenados no Gmail.
- 93.880.471 MB em arquivos armazenados no Drive.
- 22.514.780 MB em arquivos armazenados no Gmail.
