Limitado por uma solução híbrida
Antes da adoção do G Suite, o MML contava com um serviço híbrido de Exchange e Microsoft Office 365. Este serviço tinha limitações de espaço na caixa de entrada e contava com o funcionamento permanente dos servidores de correio. Da mesma forma, a administração da solução de e-mail era complexa, somada à constante verificação de spam e ao frequente roubo de identidade.
Em resumo, as deficiências eram as seguintes:
- O serviço foi instalado em dois servidores, o que tornou complexa sua administração
- Por ter uma solução híbrida (Exchange e Microsoft Office 365), ocorreram problemas na sincronização de email
- Anteriormente, os usuários tinham espaço limitado, então tinham uma pasta de armazenamento pessoal (.pst)
A este respeito, Flor Huayhua, Coordenadora de Infraestruturas do MML, destaca que “se a qualquer momento os servidores parassem de funcionar (por falhas técnicas, fornecimento de energia elétrica ou qualquer outro motivo), o serviço pararia. “Existe a lacuna que precisávamos cobrir, somada à necessidade de acessar o serviço de qualquer serviço remotamente”.
Miguel Angel Caicedo, Head of Infrastructure, acrescenta: “A capacidade de armazenamento foi um dos pilares pelos quais optámos por uma solução cloud como o G Suite no âmbito da implementação do Xertica. Tivemos muitas reclamações de funcionários com a caixa de correio cheia, sem receber e-mails. “Aumentar a capacidade de armazenamento foi um trabalho reativo e mecânico.”
Iniciando o caminho para a nuvem e sua adoção
A Xertica foi responsável pela implementação do G Suite no MML, como início do seu processo de transformação através das seguintes etapas:
- Ativação de licença: atualmente possui 2.650 licenças básicas e 350 licenças comerciais
- Migração de contas MML
- Ativar o console do G Suite
- Criação total de contas de e-mail
- Processo de migração do Exchange para G Suite
- Validação dos serviços adquiridos
Para Richard Mantilla, chefe de serviços de TI, “o G Suite foi uma boa opção em termos de espaço, disponibilidade, auditoria, ferramentas de produtividade pessoal, chat e comunicação”.
A equipe de Infraestrutura MML resume as ferramentas mais utilizadas em sua organização:
Correio: aplicado a todos os usuários que necessitam desta ferramenta, facilitando sua comunicação interna e externamente na instituição. Há capacidade de 30G no básico e ilimitada no Business, onde o e-mail institucional é facilmente acessado de qualquer dispositivo com acesso à internet com possibilidade de trabalhar offline e remotamente.
Drive: aqui os usuários armazenam informações na nuvem, tendo a opção de organizá-las por pastas, onde podem facilmente fazer upload, download, criar e/ou atualizar os documentos ali apresentados. Também é utilizada a ferramenta Documentos e Planilhas, que permite que diversos usuários trabalhem de forma colaborativa.
Sidades: esta ferramenta é utilizada para gerar a Intranet que permite aos funcionários do MML compartilhar recursos e sistemas entre os colaboradores.
Calendário: Esta ferramenta permite criar eventos e compartilhar atividades bem como ver a disponibilidade dos usuários (para agendar reuniões) conforme espaços disponíveis.
Hangout: esta ferramenta permite a comunicação fácil e simples entre usuários da instituição e usuários externos através de chat, além de organizá-la por grupos.
Painel do Administrador: para criar/excluir contas, gerenciar grupos, configurar as diferentes opções que apresentam de acordo com as necessidades, bem como visualizar a disponibilidade do serviço contratado.
Identificando vantagens
As equipes da MML veem o G Suite como uma ferramenta amigável e de fácil acesso, tanto no email institucional quanto nas ferramentas colaborativas. A possibilidade de compartilhar arquivos sem a necessidade de fazer backup de disco rígido ou expandir servidores também é uma vantagem, graças ao poder do Google Drive. No passado, observa Mantilla, “ter espaço limitado em nossos servidores significava remover espaço de alguns para adicionar a outros, com acesso a e-mail e pastas compartilhadas que só podíamos acessar em nossos escritórios. Se tivéssemos uma necessidade urgente de partilhar ficheiros que ultrapassassem a capacidade de armazenamento que cada funcionário tinha, tínhamos que recorrer a ferramentas ao nível do utilizador (por exemplo, Dropbox) e partilhar o link entre os nossos colegas. O G Suite nos tirou esse fardo operacional.”
No nível do console de gerenciamento, o G Suite permite o controle de gerenciamento de contas de usuários e grupos com diferentes opções de segurança. Da mesma forma, como o MML gerencia dois domínios, você pode ter controle sobre ambos em um único console de administração. “O impacto da operação nos usuários do e-mail institucional do MML foi positivo na medida em que eles têm maior acessibilidade ao seu e-mail, mais espaço na caixa de correio, maiores ferramentas colaborativas, além de controle de administração da conta, com alta disponibilidade de atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana. apoio”, conclui Flor Huayhua.
Métricas de adoção durante março de 2020
- 23.750 arquivos compartilhados com usuários externos.
- 84.816 arquivos compartilhados com usuários internos.
- 2.433 e-mails enviados do Gmail.
- 59.597 emails recebidos no Gmail.
- 62.122 MB em arquivos armazenados em Fotos.
- 2.077.499 MB em arquivos armazenados no Drive.
- 6.333.931 MB em arquivos armazenados no Gmail.
