Aprendendo a quebrar padrões tradicionais
A história entre Team Foods e Xertica remonta a 2011. Naquela época, a migração para a nuvem era uma aposta, pois a empresa contava com tecnologia on-premise através do Lotus Domino. Como costuma acontecer quando o servidor de e-mail está baseado em um data center privado, começaram a surgir reclamações sobre cotas de e-mail, suporte técnico e acesso. Assim, a Team Foods considerou apropriado avaliar um novo fornecedor de correio. Os candidatos foram Lotus Notes, Microsoft Exchange e Google.
O Google, por meio de sua plataforma de e-mail, comunicação e colaboração Google Workspace, tinha um esquema totalmente diferente: 100% na nuvem. Sem servidores nem o sistema de utilização tradicional, “sem quotas” (dadas as grandes capacidades de armazenamento que oferecia, face às quotas máximas de utilização de 200 MB que o Lotus Domino disponibilizava). Em 2011, o Google ofereceu capacidades mínimas de 15 GB, o que foi considerado desnecessário. Atualmente, após anos de adoção e do crescimento do email como principal canal de comunicação e coordenação, as tarifas oferecidas pelo Google Workspace fazem todo o sentido.
“Deixar repentinamente algo que já se conhece (que se administra, que se conhece suas diferentes situações e as atende) para um mundo desconhecido gera aquele sentimento de insegurança. Mas quando você percebe que este novo mundo realmente elimina todas as situações com as quais tivemos que lidar, você entende que mudou para uma plataforma muito melhor”, lembra Manuel Sánchez, Coordenador de Operações de Tecnologia da Informação da Team Foods. Ele acrescenta: “Tínhamos até 300 casos por mês devido a situações da Lotus: instalação do cliente, o e-mail estava degradado, o que não replicava as informações. Quando migramos para essa experiência web (na nuvem), todas essas reclamações e situações começaram a diminuir à medida que o usuário autogerencia tudo e não há mais suporte técnico com e-mail. Isso eliminou uma grande carga operacional que tínhamos com o data center. Deixei de precisar ir à fábrica uma vez por semana para fazer um backup que levava em torno de 16 horas.”
Ano 2014
Com o passar dos meses, a adoção do Google Workspace pela Team Foods no nível de e-mail cresceu. Porém, a plataforma veio com uma série de componentes: um pacote de escritório que incluía documentos, planilhas e apresentações. Certamente, a adoção da referida automação de escritório gerou resistência. Foi reafirmada a necessidade de um parceiro tecnológico para liderar a adoção que levaria toda a organização a desfrutar da experiência do Google Workspace. Neste contexto, a Xertica garantiu que, através de uma série de formações personalizadas, as equipas de trabalho da Team Foods descobrissem todas as vantagens que a automação de escritório do Google Workspace trazia ao nível da colaboração.
Desta forma, decidiu-se reduzir as licenças do Microsoft Office de 3.000 para 250 (apenas para as áreas de Contabilidade e Finanças) e reforçar a utilização da automação de escritório Google Workspace. “Escrever um memorando ou carta não exigia uma licença do Office para que nossos colaboradores preparassem documentos desse tipo. Começamos isso com usuários muito básicos, como assistentes e profissionais. Aos poucos vamos estendendo essa prática a basicamente toda a organização. Hoje milhares de documentos são produzidos e armazenados no Drive”, destaca Sánchez.
A adoção da automação de escritório do Google Workspace trouxe efeitos colaterais positivos. Manuel Sánchez nota: “Anteriormente existia um esquema de backup das estações dos utilizadores, o que exigia um esforço técnico e económico no data center, com a agravante de que por vezes os dados se perdem e a sua recuperação se torna complexa”. Agora contamos com o Drive, onde ficam nossos arquivos. Isto nos permitiu reduzir a carga associada às cópias de backup em nossos data centers. Se um recurso (digamos, uma máquina) for danificado, o usuário pode facilmente pegar outro recurso e capturar todas as suas informações do dia a dia instantaneamente, sem fazer instalações, restaurações ou qualquer outra coisa.”
Além disso, a Team Foods dispõe de uma ferramenta que permite recuperar informação de utilizadores inativos, quer permaneçam na organização ou tenham deixado de pertencer. O armazenamento em nuvem mudou a forma como trabalhamos, diz Sánchez: “Os usuários do Team Foods perceberam o valor de não ter mais um documento passando por diferentes versões e cópias. Antes eu enviava um e-mail com um documento anexado e copiava para 20 pessoas. Havia 20 versões desse documento em 20 usuários diferentes. Já com o Google Workspace, nossos colaboradores entenderam que basta criar um documento sem a necessidade de copiá-lo e distribuí-lo: todos podemos interagir em torno dele e no final é gerada apenas uma versão que todos os usuários compartilham para ter confiabilidade e segurança de suas informações”.
Continuidade do trabalho em tempos de Covid-19
“Estamos no Google desde 2011 e estávamos bastante avançados no caminho” é a forma como Manuel Sánchez responde à forma como a Team Foods reagiu à contingência derivada da propagação do coronavírus. “As pessoas aqui falam do Google Workspace, o dia a dia deles é o Google Workspace com todas as suas vertentes. Assim, quando enfrentámos esta situação, isolámo-nos não na data que o governo indicou, mas sim a partir de uma semana antes porque estávamos realmente preparados para enfrentar o desafio. O presidente da empresa deu a ordem, perguntou à Tecnologia como estava o acesso e o trabalho em casa. Para nossa satisfação, estávamos 100% preparados.”
A participação estratégica da Xertica preparou a Team Foods não apenas para compreender as vantagens de usabilidade e gerenciamento de e-mail do Google Workspace, bem como as vantagens de colaboração e armazenamento de sua automação de escritório, mas também de suas ferramentas de comunicação. “O Meet é um dos elementos mais importantes nesta forma de trabalhar. Facilita reuniões presenciais com qualquer pessoa no mundo. A comunicação é estabelecida, quer tenham contas Google ou não, de forma muito instantânea. Não preciso ligar para ninguém pedindo suporte ou mobilizar uma equipe para atender quem participa de uma videoconferência. Tudo reforçado pela possibilidade de a comunicação com o Meet poder ser feita a partir de qualquer dispositivo: tablets, celulares, laptops, desktops. Tudo foi 100% produtivo.”
Sobre o nível de utilização do Meet em tempos de Covid-19: “Atualmente, se somar Chile, México e Colômbia, temos mais de 200 sessões em média por dia, sem que isso entre em colapso qualquer tipo de conexão ou o Google tenha qualquer deterioração ou degradação do seu serviço. Temos muitas reuniões na organização de todas as frentes de trabalho. Tem sido uma experiência muito positiva”, sublinha Manuel Sánchez. Ao que conclui: “Para nós é uma experiência adquirida ao longo de muitos anos, as pessoas já trabalham com o Google Workspace de uma forma bastante completa e concreta. Bem, isso tornou mais fácil lidar com esta situação. As operações da Teams Foods continuaram a se desenvolver de forma completamente natural.”
Métricas de uso – abril de 2020
- 2.596 arquivos compartilhados com usuários externos.
- 462.668 arquivos compartilhados com usuários internos.
- 13.164 e-mails enviados do Gmail.
- 81.512 emails recebidos no Gmail.
- 84.219.622 MB em arquivos armazenados no Drive.
- 11.181 videochamadas no Meet.
