EMPRESAS DIFERENTES, UM CONSOLE
Com 40 anos de experiência no mercado, a história da CAABSA é a de um grupo empresarial formado por diversas empresas que, pertencentes a diversos setores da economia mexicana, têm crescido em ritmos diferenciados. Assim, a procura de soluções tecnológicas era heterogénea entre as diferentes empresas (cada empresa cresceu ao seu ritmo e cada equipa contratou diferentes fornecedores tecnológicos), o que fez com que cada uma tivesse diferentes fornecedores de email (Google, GoDaddy, Microsoft, etc.) . Algumas empresas do Grupo CAABSA possuíam licenças Microsoft e só podiam partilhar informação com outros domínios MS (não existia colaboração entre as diversas empresas do grupo).
Qual foi a consequência? A administração era complicada e descentralizada, além de não ter segurança adequada (houve até alguns incidentes relacionados a ataques de hackers).
Esta situação incentiva a adoção e implementação do G Suite, com o aconselhamento e formação da Xertica. O objetivo do projeto era centralizar e unificar todos os domínios em um único console, para ter maior controle, administração e recuperação de arquivos.
AUMENTANDO OS PADRÕES DE SEGURANÇA
Antes de ter o G Suite, o Grupo CAABSA estava exposto aos riscos de não manter as informações na nuvem; Todas as informações residiam nos computadores, havia risco de pegar vírus e sofrer perda total de informações caso houvesse algum roubo de equipamentos. Além disso, a solução de segurança não era forte ao nível do email; o administrador de cada sistema atribuía a palavra-passe a cada um dos utilizadores, o que representava uma lacuna de segurança muito grave.
Com o G Suite, cada usuário define sua própria senha e há uma auditoria do que está acontecendo. Antigamente a área de TI do Grupo CAABSA não tinha visibilidade disso, o administrador podia acessar seus e-mails e ver suas informações sem que ninguém percebesse. Hoje você pode auditar quem troca a senha, de onde faz login, entre outras vantagens.
COLABORAÇÃO REMOTA NA NUVEM
A confiança na segurança garantida pela nuvem do Google tem motivado o uso do Drive para compartilhar pastas, arquivos, documentos e informações em geral. Hoje, no Grupo CAABSA os arquivos podem ser compartilhados em todas as suas unidades e áreas de negócio porque é muito mais acessível, pois requer apenas um usuário e a atribuição de funções muito específicas nos arquivos. Como enfatiza Jorge Boyás, CIO do Grupo: “Isso serviu para deixarmos de usar o Office e passarmos a usar a automação de escritório do Google Docs (com destaque para o Planilhas, que também nos ajuda a modificar o conteúdo em tempo real e com vários usuários simultaneamente)”. funcionário pode ter todas as suas informações sincronizadas com o Google Drive. Isto permite que os recursos humanos da empresa trabalhem a partir de qualquer dispositivo. Em contrapartida, fornecedores como GoDaddy apenas prestavam ao Grupo o serviço de recepção e envio de e-mails, mas não tinham visibilidade a nível de administrador.
XERTICA E GESTÃO DE MUDANÇAS
O Grupo CAABSA conta com inúmeros executivos que possuem carreiras de longo prazo na empresa, o que se traduz na participação de um importante grupo de nativos não digitais, para quem a migração para o G Suite deve ser feita com maior foco educacional. Nesse sentido, o Grupo CAABSA contou com a Metodologia Xertica: formação de formadores, que permitiu detectar falhas nas fases iniciais para fornecer uma solução ágil e rápida. Da mesma forma, a Xertica oferece suporte com cursos presenciais em cada empresa do Grupo.
Com 35 consoles centralizados em um, o processo foi ordenado. A migração consistiu em 730 contas ativas, demorou dois meses e um mês para adoção.
A NÍVEL DE ÁREA, TRÊS PERFIS ENCONTRAM OS SEGUINTES BENEFÍCIOS NA PLATAFORMA G SUITE:
Área de TI: Foram favorecidos pela segurança mais robusta e que oferece maior controle, além do console de administração único. Por exemplo: a recuperação de informações dos funcionários quando estes saem da empresa, dados na nuvem acessíveis de qualquer lugar, sincronização de dados das diferentes empresas do Grupo.
Área Jurídica: agora você pode ter contratos online e compartilhá-los entre as diferentes empresas do grupo e editar seus documentos com mais facilidade. Executivos e vendas: podem acessar remotamente e ter informações em tempo real, o que lhes permite acessar novas oportunidades de negócios em qualquer espaço, hora e lugar.
