Fechando uma lacuna tecnológica
Não é novidade que, mais cedo ou mais tarde, as organizações que baseiam os seus servidores de e-mail em infra-estruturas locais começam a sofrer de problemas de limite de espaço de armazenamento. A Prefeitura de Santiago de Cali não foi exceção. Assim, o fator determinante para a adoção do G Suite, plataforma de comunicação e comunicação do Google hospedada 100% na nuvem, foi o email. Antes de migrar para o G Suite, a Prefeitura tinha o Zimbra como provedor de e-mail, que era gerenciado localmente. De todos os usuários, menos da metade utilizou o domínio de e-mail da própria organização. Isto ocorre basicamente por dois motivos. Por um lado, os endereços de e-mail dos membros da Câmara Municipal acabavam constantemente em listas negras: ou seja, era enviado um e-mail que ia parar nas listas de spam dos destinatários. Este problema levou membros da Prefeitura a começarem a usar e-mails pessoais (por exemplo, com o domínio @gmail.com) para se comunicarem com outros usuários fora da organização. Por outro lado, a disponibilidade do serviço não era das melhores: a administração do correio e do servidor era inteiramente suportada pela equipa informática do Presidente da Câmara, o que reduzia esforços nas funções core da organização.
Ao considerar abandonar o Zimbra, o G Suite foi a melhor alternativa devido à confiabilidade e ao suporte do Google. Embora o “gatilho” da mudança tenha sido o acesso a uma melhor plataforma de e-mail, a Prefeitura de Santiago de Cali encontrou em Xertica o parceiro tecnológico que permitiu à organização utilizar ferramentas de comunicação e colaboração (através da automação de escritório para documentos, planilhas e apresentações) que incluía o G Suite.
Roger González Párez, Diretor Adjunto de Tecnologia Digital da Prefeitura de Santiago de Cali.
Métricas de uso – abril de 2020
- 2,2 milhões de itens compartilhados com usuários externos
- 1,4 milhão de itens compartilhados com usuários internos
- 20.583 e-mails recebidos
- 52.970 e-mails enviados
- 211.295 MB armazenados em Fotos
- 74.398.615 MB armazenados no Drive
- 27.173.413 MB armazenados no Gmail
